Contratar a un trabajador es un paso importante para cualquier empresa. Puede significar crecimiento, más capacidad de trabajo y una nueva etapa para el negocio. Pero también implica asumir obligaciones laborales, administrativas y de cotización que deben cumplirse correctamente desde el primer día. Una de las gestiones más importantes es el alta del trabajador en la Seguridad Social. Este trámite comunica oficialmente que una persona empieza a trabajar para una empresa y que, desde ese momento, debe estar incluida en el régimen correspondiente, con sus cotizaciones, derechos y obligaciones.
Hacerlo tarde, con datos incorrectos o sin revisar bien el tipo de contrato puede generar problemas para la empresa. Por eso, antes de incorporar a un empleado, conviene saber qué pasos hay que seguir, qué documentación se necesita y qué errores deben evitarse.
En este artículo explicamos cómo hacer correctamente el alta de trabajadores en la Seguridad Social, qué debe tener en cuenta una empresa antes de contratar y por qué es recomendable contar con una asesoría laboral especializada.
Qué es el alta de un trabajador en la Seguridad Social
El alta de un trabajador en la seguridad social es la comunicación que realiza la empresa a la Tesorería General de la Seguridad Social para informar de que una persona va a comenzar una relación laboral.
Este trámite sirve para identificar al trabajador, a la empresa, la fecha de inicio de la actividad, el tipo de contrato, la jornada, el grupo de cotización y otros datos laborales relevantes.
La propia Seguridad Social indica que las altas, bajas y variaciones de datos permiten comunicar cuándo una persona empieza a trabajar, cuándo deja de hacerlo o cuándo cambian sus datos personales o laborales. Además, la obligación de solicitar el alta corresponde al empresario.
Por tanto, no es un trámite secundario. Es una gestión básica para que la contratación esté correctamente formalizada.
Cuándo hay que dar de alta a un trabajador
El alta debe realizarse antes de que el trabajador empiece a prestar servicios. Es decir, la empresa no debería esperar a que la persona ya esté trabajando para tramitarla después.
La Seguridad Social permite presentar la solicitud de alta hasta 60 días antes del inicio de la relación laboral. Las altas presentadas previamente tienen efecto desde el día en que la persona comienza a trabajar.
Esto es especialmente importante en sectores con contrataciones frecuentes, como hostelería, comercio, construcción, servicios profesionales o negocios con picos de actividad. Una incorporación rápida no debe traducirse en una gestión improvisada.
Por ejemplo, si un trabajador empieza el lunes por la mañana, lo recomendable es que el alta esté correctamente presentada antes de que inicie su jornada. De esta forma, la empresa evita riesgos y puede acreditar que la contratación se ha gestionado correctamente.
Qué documentación necesita la empresa para dar de alta a un trabajador
Antes de tramitar el alta, la empresa debe recopilar una serie de datos y documentos. Aunque cada caso puede tener particularidades, normalmente se necesita:
- Datos identificativos del trabajador.
- Número de la Seguridad Social.
- DNI, NIE o documentación identificativa.
- Datos de contacto.
- Fecha de inicio de la relación laboral.
- Tipo de contrato.
- Jornada laboral.
- Categoría o grupo profesional.
- Convenio colectivo aplicable.
- Salario pactado.
- Centro de trabajo.
- Cuenta de cotización de la empresa.
También es importante revisar si el trabajador ya dispone de número de afiliación a la Seguridad Social. Si no lo tiene, puede ser necesario tramitarlo antes de realizar el alta.
Una buena asesoría laboral no se limita a “dar de alta” al trabajador. Primero revisa si los datos son correctos, si el contrato encaja con la realidad del puesto y si la empresa está aplicando bien el convenio colectivo.
Alta en Seguridad Social y contrato de trabajo: no son lo mismo
Uno de los errores más habituales es pensar que el alta en Seguridad Social y el contrato de trabajo son lo mismo. En realidad, son gestiones diferentes, aunque estén relacionadas.
¿Qué es el alta en la Seguridad Social?
El alta en Seguridad Social comunica el inicio de la relación laboral a la Tesorería General de la Seguridad Social.
¿Qué es el contrato de trabajo?
El contrato de trabajo regula las condiciones laborales entre empresa y trabajador: funciones, jornada, salario, duración, modalidad contractual y demás aspectos relevantes.
Además, la empresa debe comunicar el contenido del contrato a los Servicios Públicos de Empleo. El SEPE explica que la aplicación del contrato permite comunicar contratos, copias básicas, prórrogas, llamamientos de fijos discontinuos y pactos de horas complementarias.
La normativa establece que los empresarios deben comunicar a los Servicios Públicos de Empleo el contenido de los contratos de trabajo o sus prórrogas en el plazo de diez días hábiles desde su concertación.
Por tanto, una contratación bien hecha suele implicar varias gestiones coordinadas: alta en Seguridad Social, contrato laboral, comunicación al SEPE y posterior gestión de nóminas y cotizaciones.
Pasos para dar de alta a un trabajador correctamente
Aunque cada empresa puede tener sus particularidades, el proceso suele seguir una estructura bastante clara.
1. Revisar la necesidad real de contratación
Antes de preparar el alta, conviene definir bien el puesto: qué funciones tendrá el trabajador, qué jornada realizará, cuál será su horario, qué salario corresponde y qué convenio colectivo debe aplicarse.
Este paso es fundamental. Un contrato mal elegido o una categoría incorrecta pueden generar problemas posteriores en nóminas, cotizaciones o inspecciones laborales.
2. Elegir el tipo de contrato adecuado
No todos los contratos sirven para todas las situaciones. Puede tratarse de un contrato indefinido, fijo discontinuo, temporal por circunstancias concretas, formativo u otra modalidad permitida según el caso.
La elección debe responder a la realidad de la relación laboral. Forzar una modalidad contractual inadecuada puede ser un error importante para la empresa.
3. Recopilar los datos del trabajador
La empresa debe asegurarse de tener todos los datos necesarios antes de tramitar el alta. Si falta información, el proceso puede retrasarse o realizarse de forma incorrecta.
Aquí es donde muchas empresas pierden tiempo: se decide contratar, pero no se ha pedido el número de la Seguridad Social, no se ha definido bien la jornada o no está claro el salario según convenio.
4. Tramitar el alta en Seguridad Social
El alta se realiza a través de los canales habilitados por la Seguridad Social, habitualmente mediante el Sistema RED o la Sede Electrónica. La Seguridad Social señala que estos trámites pueden procesarse a través del Sistema RED y la Sede Electrónica.
En esta comunicación se deben incluir los datos laborales correctos: fecha de inicio, grupo de cotización, tipo de contrato, jornada, ocupación y demás información exigida.
5. Formalizar el contrato de trabajo
Una vez definido el tipo de relación laboral, debe prepararse el contrato. Este documento debe reflejar de forma clara las condiciones pactadas y ajustarse a la normativa vigente.
No conviene utilizar plantillas genéricas sin revisión. Cada sector, convenio y puesto puede tener particularidades.
6. Comunicar el contrato al SEPE
Después de formalizar el contrato, la empresa debe comunicarlo a los Servicios Públicos de Empleo dentro del plazo correspondiente. Como hemos visto, la obligación general es comunicar el contenido del contrato o sus prórrogas en el plazo de diez días hábiles.
7. Preparar la gestión mensual de nóminas
El alta no termina el trabajo administrativo. A partir de ese momento, la empresa debe gestionar nóminas, cotizaciones, seguros sociales, posibles incidencias, vacaciones, bajas médicas, horas complementarias o cambios de jornada.
Por eso, el alta debe formar parte de una gestión laboral ordenada, no ser un trámite aislado.
Errores frecuentes al dar de alta a trabajadores
Muchas empresas cometen errores por falta de tiempo, desconocimiento o exceso de confianza. Algunos de los más habituales son:
- Dar de alta al trabajador tarde.
- No revisar el convenio colectivo.
- Elegir mal el tipo de contrato.
- Indicar una jornada incorrecta.
- Aplicar una categoría profesional que no corresponde.
- No comunicar el contrato al SEPE dentro de plazo.
- No conservar la documentación laboral.
- No coordinar el alta con la nómina del primer mes.
- No prever situaciones como periodo de prueba, horas complementarias o contratos fijos discontinuos.
Estos errores pueden derivar en reclamaciones, diferencias salariales, problemas de cotización o sanciones administrativas. En una empresa pequeña, una gestión laboral mal hecha puede suponer un coste importante.
Por qué es importante revisar el convenio colectivo
El convenio colectivo es clave para contratar correctamente. Determina aspectos como categorías profesionales, salarios mínimos, jornada anual, vacaciones, pluses, horas extra, descansos y otras condiciones laborales.
Una empresa puede pensar que está contratando bien porque ha pactado un salario con el trabajador, pero si ese salario no respeta el convenio aplicable, pueden aparecer problemas.
También puede ocurrir que la categoría profesional indicada no sea la correcta para las funciones reales del trabajador. Esto afecta a la nómina, a la cotización y a futuras reclamaciones.
Por eso, antes de dar de alta a un trabajador, conviene revisar el convenio y asegurarse de que el contrato refleja bien la realidad del puesto.
Alta de trabajadores en Palma de Mallorca: por qué contar con una asesoría laboral
Para muchas empresas, contratar a un trabajador parece sencillo: se recogen los datos, se prepara un contrato y se comunica el alta. Pero en la práctica, cada contratación puede tener matices.
No es lo mismo contratar a una persona para un restaurante de temporada, una empresa de servicios, una tienda, una oficina, una comunidad de propietarios o una pyme con varios centros de trabajo.
En Gestoría Tomás, nuestra gestoría en Mallorca, ayudamos a empresas, autónomos y pymes en Palma de Mallorca a gestionar correctamente sus obligaciones laborales. Nuestro equipo puede encargarse del alta de trabajadores en la Seguridad Social, la preparación de contratos, la comunicación al SEPE, la gestión de nóminas y el asesoramiento laboral continuo.
Contar con una gestoría laboral permite evitar errores, ahorrar tiempo y tener la tranquilidad de que la contratación se está haciendo correctamente desde el primer día.
Conclusión
El alta de trabajadores en la Seguridad Social es uno de los trámites más importantes cuando una empresa incorpora personal. Debe realizarse antes del inicio de la actividad laboral, con los datos correctos y de forma coordinada con el contrato, el convenio colectivo y la comunicación al SEPE.
Una contratación mal gestionada puede generar problemas laborales, administrativos y económicos. Por eso, antes de incorporar a un trabajador, es recomendable revisar bien la situación y contar con asesoramiento profesional.
Si tienes una empresa en Palma de Mallorca y necesitas contratar personal, en Gestoría Tomás podemos ayudarte a gestionar las altas de trabajadores en Mallorca, preparar la documentación laboral y llevar el control de nóminas y seguros sociales de forma clara, segura y profesional.
Preguntas Frecuentes
¿Cuándo hay que dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social?
El alta debe realizarse antes de que la persona empiece a trabajar. La Seguridad Social permite presentar la solicitud hasta 60 días antes del inicio de la relación laboral.
¿Quién debe tramitar el alta del trabajador?
La obligación de solicitar el alta corresponde a la empresa o empresario que contrata al trabajador.
¿Alta en Seguridad Social y contrato de trabajo son lo mismo?
No. El alta comunica el inicio de la relación laboral a la Seguridad Social. El contrato regula las condiciones de trabajo entre empresa y trabajador.
¿Hay que comunicar el contrato al SEPE?
Sí. Los empresarios deben comunicar el contenido de los contratos de trabajo o sus prórrogas a los Servicios Públicos de Empleo en el plazo de diez días hábiles desde su concertación.
¿Puede una gestoría encargarse del alta de trabajadores?
Sí. Una gestoría laboral puede gestionar el alta en Seguridad Social, preparar el contrato, comunicarlo al SEPE y llevar la gestión mensual de nóminas y seguros sociales.
