El hacer una nómina juega un papel fundamental en la empresa tanto para cumplir con sus objetivos financieros como con sus obligaciones ante la ley. Cada negocio cuenta con el personal capacitado para ejecutar dicha labor. Sin embargo, existen emprendedores o pequeños negocios que carecen de este personal.
Y es por tal razón que en el presente artículo te explicamos a detalle de qué trata una nómina. Además, te proporcionamos una guía del paso a paso a seguir para efectuar este documento de la mejor manera posible, así que continúa leyendo.
¿Qué es una nómina?
Hacer una nómina forma parte de las obligaciones más importantes de una empresa o compañía en relación con sus empleados.
El motivo radica en que en este documento se refleja toda la actividad financiera, como sueldos, prestaciones, bonos y deducciones que la empresa realiza sobre los salarios de sus trabajadores. Siendo así un aspecto indispensable para llevar de manera exitosa la contabilidad o registro financiero del negocio.
Cabe destacar que a este archivo también se le conoce como recibo de salarios, ya que justifica el dinero que recibe un empleado a cambio de su tiempo y servicio. Por lo general, debe ser elaborado y entregado a la compañía de forma mensual.
¿Qué hay que tener en cuenta previamente al hacer una nómina?
Recordando que un recibo de salarios es un documento de bases legales y que debe estar correctamente redactado y calculado, se han de tener ciertas consideraciones al momento de su elaboración. Entre las cuales destacan las siguientes:
- Función del empleado en la empresa: Conocer la categoría o cargo profesional de cada empleado es información de valor en el momento de calcular las cotizaciones al seguro social de este.
- Tipo de contrato del asalariado: En el momento de hacer una nómina resulta necesario conocer el tipo de jornada que el empleado cumple en la empresa, si es media o completa. Y también, si su tiempo de duración en la compañía es determinado o indefinido.
- Registro de bajas del empleado: Las faltas a la jornada laboral, bien sean, por maternidad o razones médicas, influyen también al momento de hacer una nómina y por ende han de ser consideradas.
- Bonificaciones o pagas extras: Al momento de aplicar el IRPF es necesario conocer si se han mantenido pagos extras a los empleados, bien sean por horas extras cumplidas o por trabajos adicionales.
- Registro de las captaciones extraordinarias o frecuentes: Algunas percepciones que tienen los trabajadores pueden ser de manera extraordinaria como vacaciones o bonificaciones, mientras que otras pueden ser de manera frecuente como comisiones. Determinar qué tipo y a que empleado corresponden, ayudará a hacer una nómina de manera correcta.
Paso a paso para hacer una nómina
Una vez que se tienen en cuenta las consideraciones previas para hacer una nómina, es momento de dar inicio a la explicación de cómo llevar a cabo dicha tarea.
1. Proporcionar datos de la empresa y del empleado en un encabezado
En este apartado se debe incluir la fecha correspondiente a la nómina, el nombre, código de cuenta de cotización y domicilio fiscal de la empresa. Además del nombre y apellido del trabajador, su DNI, tipo de cotización, número de contrato y número de afiliación a la seguridad social.
2. Realizar el cálculo de los devengos
La sumatoria de todas retribuciones que el asalariado obtiene gracias a su desempeño definen el sueldo total del mismo. Y es que, al momento de hacer una nómina se han de considerar dentro de los devengos lo siguiente:
- Captaciones salariales: Abarca desde el sueldo base del empleado, pagos por horas o trabajos adicionales y comisiones.
- Captaciones no salariales: Asociadas a las percepciones que no cotizan a la seguridad social y que pueden ser indemnizaciones por traslados, despidos y pagas extras que compensen el trabajo del empleado.
3. Registro de las deducciones
Al sueldo previamente calculado como se explica en el ítem anterior, es requerido realizarle ciertas deducciones (con el objeto de obtener el sueldo bruto) que pueden estar anudadas con:
- Anticipos del salario solicitados por el trabajador.
- El IRPF, calculando en función a los compromisos personales que tenga el empleado, como la renta o la manutención de hijos.
- Deducciones asociadas al valor de los servicios o productos obtenidos por el empleado por parte de la empresa como parte de la retribución flexible.
- Otras de las deducciones importantes a tener en cuenta al hacer una nómina son aquellas relacionadas con las aportaciones por parte del empleado a las cotizaciones de la seguridad social. Estas últimas abarcan las horas extraordinarias normales o de fuerza mayor (4,7% y 2% respectivamente), tipo de contrato, bien sea indefinido o determinado (1,55% y 1,6% respectivamente). También se considera la formación profesional (0,1%).
4. Proporcionar las bases de cotización
- Las bases por retención del IRPF se obtienen de la resta de la cantidad exenta del IRPF menos la suma de los devengos.
- Mientras que las bases de cotización por contingencias profesionales se calculan por medio de la suma de las bases de contingencias normales con las horas adicionales en el mes.
5. Información en el pie de la nómina
- Cantidad exacta final a recibir por el empleado una vez de restar los devengos con las deducciones.
- Las bases de cotización a la seguridad social, las de IRPF y las de contingencias profesionales.
- Fecha de ingreso de la nómina, el número de cuenta y entidad bancaria del beneficiado, junto con su firma y la del representante de la empresa.
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