La nómina es uno de los documentos laborales más importantes dentro de una empresa. No solo sirve para justificar el pago del salario al trabajador, sino que también refleja las cantidades devengadas, las deducciones aplicadas, las bases de cotización, la retención de IRPF y el importe final que recibe la persona trabajadora.
Para muchas empresas, preparar una nómina puede parecer un trámite mensual más. Sin embargo, una nómina mal calculada puede generar reclamaciones laborales, errores de cotización, diferencias salariales o problemas fiscales. Por eso, entender qué debe incluir una nómina es fundamental tanto para empresas como para trabajadores.
En este artículo explicamos qué partes tiene una nómina, qué conceptos deben aparecer, cómo se diferencian los devengos de las deducciones y qué errores conviene evitar en la gestión laboral de una empresa.
Qué es una nómina
La nómina, también llamada recibo individual de salarios, es el documento que recoge el salario que percibe un trabajador por los servicios prestados a la empresa durante un periodo concreto.
Normalmente se emite de forma mensual, aunque también puede responder a otros periodos según la relación laboral, el convenio colectivo o la forma de pago pactada. En ella deben aparecer los datos de la empresa, los datos del trabajador, el periodo de liquidación, los conceptos salariales, las deducciones y el importe neto a percibir.
Por tanto, la nómina no es un simple justificante de pago. Es un documento laboral, fiscal y contable que debe prepararse correctamente.
Puntos que debe incluir una nómina
Datos de la empresa y del trabajador
La primera parte de una nómina debe identificar claramente a las dos partes de la relación laboral: empresa y trabajador.
En los datos de la empresa suelen aparecer:
- Nombre o razón social.
- Domicilio.
- CIF.
- Código de cuenta de cotización a la Seguridad Social.
En los datos del trabajador suelen incluirse:
- Nombre y apellidos.
- DNI o NIE.
- Número de afiliación a la Seguridad Social.
- Grupo profesional o categoría.
- Grupo de cotización.
- Fecha de antigüedad, si corresponde.
- Tipo de contrato, cuando sea necesario para la gestión interna.
Estos datos son importantes porque permiten vincular la nómina a una relación laboral concreta. Un error en el grupo de cotización, en la categoría profesional o en el convenio aplicable puede afectar al salario, a las bases de cotización y a futuras prestaciones.
Periodo de liquidación
La nómina también debe indicar el periodo al que corresponde el salario. Lo más habitual es que sea mensual, por ejemplo, del 1 al 31 de enero, pero puede variar si el trabajador ha empezado o finalizado su relación laboral durante el mes.
El periodo de liquidación permite saber cuántos días se están abonando. Esto es especialmente importante en altas, bajas, contratos a tiempo parcial, reducciones de jornada, bajas médicas, vacaciones, finiquitos o cambios de contrato.
Por ejemplo, no se calcula igual una nómina de un trabajador que ha trabajado todo el mes que la de una persona que se incorpora el día 15. Tampoco es igual una nómina con jornada completa que una con jornada parcial.
Devengos: lo que cobra el trabajador antes de deducciones
Los devengos son las cantidades que el trabajador genera a su favor antes de aplicar deducciones. Dicho de forma sencilla, es el salario bruto y otros conceptos que forman parte de la retribución.
Dentro de los devengos encontramos dos grandes bloques: percepciones salariales y percepciones no salariales.
Las percepciones salariales retribuyen directamente el trabajo realizado. Pueden incluir:
- Salario base.
- Complementos salariales.
- Plus de antigüedad.
- Plus de convenio.
- Complementos por responsabilidad.
- Incentivos o comisiones.
- Horas extraordinarias.
- Pagas extraordinarias prorrateadas.
- Complementos de nocturnidad, turnicidad o peligrosidad, si corresponden.
El salario base suele venir determinado por el contrato y el convenio colectivo. Los complementos dependen del puesto, de las condiciones de trabajo, de la responsabilidad, de la productividad o de lo pactado en convenio.
Las percepciones no salariales, en cambio, no retribuyen directamente el trabajo, sino que compensan determinados gastos o situaciones. Pueden incluir dietas, kilometraje, suplidos, indemnizaciones o compensaciones por gastos relacionados con la actividad laboral, siempre que correspondan y estén correctamente justificadas.
Salario base y complementos salariales
El salario base es la cantidad principal que recibe el trabajador por su puesto, jornada y categoría profesional. No debe fijarse de forma aislada, sino teniendo en cuenta el convenio colectivo aplicable.
Los complementos salariales pueden variar mucho según el sector. En algunas empresas apenas existen, mientras que en otras son una parte importante de la nómina. Pueden responder a circunstancias personales, características del puesto, cantidad o calidad del trabajo, resultados de la empresa o condiciones específicas de prestación del servicio.
Aquí es donde muchas empresas cometen errores. Una categoría profesional mal asignada o un convenio mal aplicado puede provocar diferencias salariales. Por eso, antes de elaborar nóminas, es fundamental revisar el convenio y las condiciones reales del puesto.
Deducciones: lo que se descuenta de la nómina
Después de los devengos, la nómina debe recoger las deducciones. Las deducciones son cantidades que se restan del salario bruto para obtener el líquido a percibir.
Las deducciones más habituales son:
- Cotización del trabajador a la Seguridad Social.
- Retención de IRPF.
- Anticipos, si los hubiera.
- Valor de productos en especie, cuando proceda.
- Otras deducciones autorizadas o legalmente aplicables.
La empresa descuenta estas cantidades de la nómina del trabajador y las ingresa donde corresponde. Por ejemplo, las cotizaciones se ingresan en la Seguridad Social y las retenciones de IRPF se declaran ante la Agencia Tributaria.
Esto explica por qué el salario bruto y el salario neto no coinciden. El bruto es lo que el trabajador devenga antes de deducciones. El neto es lo que finalmente recibe en su cuenta bancaria.
Cotizaciones a la Seguridad Social
Una parte fundamental de la nómina son las cotizaciones a la Seguridad Social. En la nómina se reflejan tanto las aportaciones del trabajador como la información sobre las aportaciones empresariales.
Las cotizaciones cubren distintos conceptos, como contingencias comunes, desempleo, formación profesional, horas extraordinarias y otros conceptos aplicables. La Seguridad Social publica los tipos de cotización del Régimen General, incluyendo contingencias comunes, desempleo, FOGASA, formación profesional y otros conceptos.
La cotización por contingencias comunes sirve, entre otras cosas, para proteger situaciones como enfermedad común, accidente no laboral o determinadas prestaciones. Las contingencias profesionales están relacionadas con accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. La cotización por desempleo contribuye a la protección por paro cuando se cumplen los requisitos.
Para la empresa, calcular correctamente estas bases es clave. Un error en la base de cotización puede afectar a los seguros sociales y también a futuras prestaciones del trabajador.
Retención de IRPF
La retención de IRPF es otra deducción habitual en la nómina. Se trata de una cantidad que la empresa retiene al trabajador y posteriormente ingresa en Hacienda como pago a cuenta del Impuesto sobre la Renta.
El porcentaje de retención puede variar en función del salario, la situación personal y familiar del trabajador, el tipo de contrato, la duración prevista y otros factores fiscales.
Una retención incorrecta puede provocar problemas. Si se retiene menos de lo que corresponde, el trabajador puede encontrarse con una declaración de la Renta más elevada. Si se retiene demasiado, cobrará menos cada mes, aunque después pueda regularizarse en la declaración anual.
Por eso, las empresas deben revisar las retenciones cuando hay cambios relevantes: subida salarial, modificación de contrato, nacimiento de hijos, cambio de jornada o comunicación de nuevas circunstancias personales.
Bases de cotización
La nómina también debe incluir las bases de cotización. Estas bases son importes sobre los que se calculan las cotizaciones a la Seguridad Social.
Normalmente aparecen bases como:
- Base de cotización por contingencias comunes.
- Base de cotización por contingencias profesionales.
- Base por horas extraordinarias, si las hubiera.
- Base sujeta a retención de IRPF.
Las bases no siempre coinciden exactamente con el salario neto ni con el importe que entra en la cuenta bancaria del trabajador. Se calculan según los conceptos salariales, las reglas de cotización y los límites aplicables.
Para una empresa, revisar las bases es tan importante como revisar el líquido a percibir. La nómina puede parecer correcta porque el trabajador cobra lo esperado, pero contener errores en cotización.
Líquido a percibir
El líquido a percibir es la cantidad final que recibe el trabajador después de aplicar todas las deducciones. Es, en la práctica, el salario neto.
La fórmula básica sería:
Total devengado – total deducciones = líquido a percibir
Este importe debe coincidir con la cantidad que la empresa paga al trabajador, salvo que existan anticipos, embargos, pagos parciales u otras situaciones específicas.
Es importante que el trabajador entienda que el líquido a percibir no representa el coste total para la empresa. La empresa también asume cotizaciones empresariales y otros posibles costes laborales que no se ingresan directamente al trabajador, pero forman parte del coste real de contratación.
Firma, entrega y conservación de la nómina
La nómina debe entregarse al trabajador como justificante del salario abonado. Tradicionalmente se firmaba en papel, aunque muchas empresas utilizan actualmente sistemas digitales de entrega.
La firma de la nómina no siempre significa conformidad absoluta con todos los conceptos. En muchos casos, acredita la recepción del documento o del pago, pero si el trabajador no está de acuerdo con alguna cantidad, puede reclamar lo que considere pendiente.
Para la empresa, conservar las nóminas y justificantes de pago es esencial. Las nóminas forman parte de la documentación laboral y pueden ser necesarias ante reclamaciones, inspecciones, revisiones internas o trámites administrativos.
Errores frecuentes al preparar una nómina
Algunos errores son especialmente habituales en pequeñas empresas:
- Aplicar mal el convenio colectivo.
- Usar una categoría profesional incorrecta.
- Calcular mal la jornada parcial.
- No incluir complementos obligatorios.
- Aplicar mal las pagas extraordinarias.
- Calcular mal la retención de IRPF.
- No revisar bases de cotización.
- No actualizar salarios tras cambios de convenio.
- No reflejar correctamente bajas médicas, vacaciones o permisos.
- Confundir salario bruto con coste empresarial.
Estos errores pueden derivar en reclamaciones salariales, diferencias de cotización o problemas con la plantilla. Por eso, la gestión de nóminas debe hacerse con precisión y revisarse periódicamente.
Por qué contar con una asesoría laboral para preparar nóminas
Preparar una nómina correctamente no consiste solo en rellenar un documento. Hay que conocer el convenio colectivo, aplicar la normativa laboral, calcular cotizaciones, revisar retenciones, gestionar incidencias y coordinar la información con Seguridad Social y Hacienda.
En Gestoría Tomás, nuestra gestoría en Mallorca, ayudamos a empresas, autónomos y pymes a gestionar sus nóminas, contratos, altas, bajas, seguros sociales y obligaciones laborales. Una buena gestión laboral permite evitar errores, reducir riesgos y dar más tranquilidad tanto a la empresa como a los trabajadores.
Si una empresa tiene empleados, contar con una asesoría laboral no solo ahorra tiempo. También ayuda a cumplir correctamente con sus obligaciones y a prevenir problemas futuros.
Conclusión
Una nómina debe incluir los datos de empresa y trabajador, el periodo de liquidación, los devengos, las deducciones, las bases de cotización, la retención de IRPF y el líquido final a percibir. Cada concepto tiene importancia y debe calcularse correctamente.
Para una empresa, una nómina bien elaborada transmite orden, profesionalidad y seguridad. Para el trabajador, permite entender cómo se calcula su salario y qué cantidades se destinan a cotizaciones e impuestos.
Llevar las nóminas al día y sin errores es una parte esencial de la gestión laboral de cualquier empresa. Por eso, contar con una asesoría especializada puede marcar la diferencia entre una gestión improvisada y una administración laboral clara, segura y profesional.
Preguntas Frecuentes
¿Qué debe incluir una nómina?
Una nómina debe incluir los datos de la empresa y del trabajador, el periodo de liquidación, los devengos, las deducciones, las bases de cotización, la retención de IRPF y el líquido a percibir.
¿Qué son los devengos de una nómina?
Los devengos son las cantidades que el trabajador genera antes de aplicar deducciones. Incluyen salario base, complementos, pagas extra, horas extraordinarias y otros conceptos salariales o no salariales.
¿Qué deducciones aparecen en una nómina?
Las deducciones más habituales son la cotización del trabajador a la Seguridad Social y la retención de IRPF. También pueden aparecer anticipos, embargos u otros descuentos legalmente aplicables.
¿Qué diferencia hay entre salario bruto y salario neto?
El salario bruto es el total devengado antes de deducciones. El salario neto, o líquido a percibir, es la cantidad final que recibe el trabajador después de aplicar cotizaciones, IRPF y otros descuentos.
¿Por qué es importante calcular bien una nómina?
Porque una nómina mal calculada puede generar reclamaciones salariales, errores de cotización, problemas fiscales y conflictos laborales. Por eso conviene revisarla correctamente y aplicar el convenio colectivo correspondiente.
