Con los plazos de prescripción y conservación de documentos lo mejor es estar familiarizado. La ley estipula durante cuánto tiempo debes guardar como empresa tu documentación comercial, contable y tributaria.
¿Por qué? Para garantizar que los organismos competentes tengan la posibilidad de comprobar ciertos aspectos económicos. En el post de hoy revisaremos esta normativa para que conozcas cuales son los plazos de prescripción y conservación de la documentación.
¿Cuánto tiempo es obligatorio guardar los documentos de una empresa? Los plazos de conservación de la documentación dependen del tipo de documento se trate en cada caso. Libros, facturas, correspondencia, contratos, escrituras…
¡Vamos a ello!
Código de Comercio
El Código de Comercio español establece desde el año 1885 que todos los empresarios y comerciantes deben conservar su documentación de manera ordenada durante al menos 6 años a partir del último asiento en los libros, tal y como dice el Art. 30 CC. Incluyendo la documentación en papel y del correo electrónico, tanto enviada como recibida.
Nada exime de este deber, ni siquiera el fallecimiento del empresario. La documentación que debe conservarse se resume en la siguiente:
- Libros oficiales de contabilidad.
- Cuentas anuales firmadas.
- Contratos a largo plazo y,
- Copias de seguridad informática de los registros contables.
- Facturas y resto de justificantes contables.
Ley General Tributaria
Si hablamos de documentación a nivel fiscal, la Ley General Tributaria establece un periodo de conservación de la documentación de 4 años desde el final del plazo de presentación de declaraciones (Art. 66, Ley 58/2003).
Se requieren 4 años porque es el plazo durante el cual Hacienda determina la deuda tributaria del empresario y tiene derecho a exigirle una compensación y durante el cual el empresario tiene la opción de solicitar devoluciones de impuestos.
Hay que tener en cuenta un supuesto importante. Tanto Hacienda, como el empresario pueden detener este plazo (mediante una notificación debida), por lo que debe comprobarse que no se ha interrumpido ningún plazo antes de destruir cualquier tipo de documentación.
Documentos en material laboral
La documentación relacionada con las relaciones laborales tiene la función de demostrar que se cumplen con las exigencias legales. Sus exigencias se recogen en el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, que aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
Sí hablamos de las infracciones en materia laboral por parte de los empresarios, éstas prescriben a los 3 años (desde la fecha de la infracción).
En cuanto a las infracciones en el ámbito de la Seguridad Social, éstas prescriben a los 4 años. El hecho de no guardar la documentación y los registros informáticos en materia de afiliación, altas, bajas, vacaciones, documentos de cotización y recibos de los pagos de las nóminas constituyen una infracción leve.
Ámbito de blanqueo de capitales
El sistema financiero se encuentra protegido por la Ley 10/2012 de Prevención del Blanqueo de Capitales y la Financiación del Terrorismo. Obliga a algunas organizaciones a conservar durante un plazo de 10 años toda la documentación relacionada con sus operaciones (Art.25).
Pero, ¿de qué organizaciones hablamos?
- Entidades financieras.
- Aseguradoras.
- Gestoras de inversión y capital riesgo.
- Auditores de cuentas.
- Notarios.
- Registradores.
No conservar la documentación supone una infracción grave y es sancionado con multas mínimas y obligatorias que parten desde 60.001€ hasta la mayor de las siguientes cifras:
- El 10% del volumen de negocio anual total del sujeto responsable.
- El triple del importe de los beneficios que derivan de la infracción.
- El tanto del contenido de una operación + un 50% o 5 millones de euros.
Otros plazos de conservación
Otros plazos que se deben de tener en cuenta son los siguientes:
- Documentación relacionada con préstamos, hasta su total devolución.
- Documentación sobre el inmovilizado, hasta su venta o amortización.
- Documentación relacionada con bienes de inversión, hasta que se cumpla el plazo de regularización del IVA (9 años para terrenos y edificaciones).
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