La reciente llegada de la reducción de la jornada laboral en España de 40 a 37,5 horas semanales, ha reforzado la necesidad de establecer un control horario laboral más estricto.
En este artículo te contaremos qué es el registro laboral digital obligatorio, hablaremos de cuándo entra en vigor, cómo debe de implementarse y qué consecuencias tendrá no aplicarlo de la forma correcta.
Registro de la jornada laboral
La obligatoriedad del control horario de los trabajadores, lleva realmente en vigor desde el año 2019. Las empresas, desde ese año, llevan implementando diferentes sistemas de control horario, desde la anotación en papel o la hoja de Excel hasta sistemas con geolocalización o terminales biométricos (huella dactilar o reconocimiento facial).
Hasta ahora, las empresas han podido elegir libremente el método de control horario y los medios para llevarlo a cabo. No obstante, con la aprobación de la reducción de la jornada de trabajo a 37 horas y media, el Gobierno ha anunciado también cambios en la manera de llevar a cabo este registro horario.
Registro laboral digital obligatorio
El cambio anunciado para llevar a cabo este registro horario es el de la obligación de las empresas de realizar el registro por medios digitales. Es decir, ya no se podrá llevar a cabo el control horario de los trabajadores en papel.
Así mismo, el registro digital de jornada laboral debe cumplir con ciertos requisitos establecidos por la ley:
- Autenticidad de los datos: Los sistemas deben garantizar que los datos reflejados en el registro sean auténticos y no manipulables.
- Trazabilidad de la información: La empresa debe poder comprobar, en cualquier momento, el historial de registros de jornada de cada trabajador.
- Identificación del trabajador: El sistema digital debe permitir la identificación inequívoca de la persona que está registrando su jornada laboral.
Nuevo registro de la nueva jornada laboral de 37,5 horas semanales
De esta manera y cumpliendo con las nuevas exigencias para el correcto registro del control horario de los trabajadores, las empresas deben asegurarse de que sus sistemas de registro reflejen con exactitud la nueva jornada laboral.
Esto significa que los trabajadores no pueden trabajar más horas de las 37,5 horas semanales sin el debido registro de las horas extraordinarias, cuando se ponga en marcha la nueva jornada laboral en España.
¿Cuándo entra en vigor el nuevo control horario?
Esta medida se está poniendo en marcha de manera progresiva y se espera que las empresas se adapten a ella a lo largo del año 2025. El plazo máximo que tienen para adaptarse a los nuevos requisitos es hasta el 31 de diciembre de 2025.
Sanciones por no registrar correctamente la jornada laboral
Las sanciones por incumplir con el registro digital de la jornada laboral serán multas que pueden llegar hasta los 10.000 euros por trabajador.
Según la gravedad del incumplimiento, podrán ser:
- Leves: Errores en el registro horario. Multas de 1.000 a 3.000 euros.
- Graves: ausencia de registro o manipulación. Multas de 3.000 a 6.000 euros.
- Muy graves: fraude sistemático en el registro de jornada. Multas de 6.000 a 10.000 euros.
Cómo implementar un sistema de registro digital que cumpla con la normativa: Herramientas Disponibles
1) El primer paso sería elegir una herramienta adecuada a la empresa. Entre las herramientas disponibles se encuentran:
- Las aplicaciones de fichaje digital.
- Software de control horario integrado en el ERP de la empresa.
- Sistemas biométricos o tarjetas de acceso.
- Registros en la nube accesibles desde dispositivos móviles.
2) El segundo paso sería el de formar a los empleados sobre su uso y garantizar que los trabajadores puedan acceder en remoto, en caso de teletrabajo.
3) El tercer paso sería integrar el registro con la gestión de RRHH y realizar auditorías internas frecuentemente para comprobar que se está cumpliendo con el registro de forma adecuada.
Los errores más comunes en la aplicación del Registro Digital Obligatorio de la jornada laboral
- Omitir pausas y descansos: Es obligatorio registrar estas pausas y descansos. Además, el no hacerlo podría acarrear reclamaciones laborales.
- Resistencia de los empleados al cambio: Algunos trabajadores podrían no adaptarse al nuevo sistema o incluso resistirse a su uso si lo ven como una medida de control demasiado excesiva.
- Falta de formación en el uso de las herramientas: Sin una capacitación adecuada, los trabajadores pueden cometer errores en el registro de sus jornadas. Cabe recordar que los errores en el registro se consideran infracciones leves y conllevan multas de hasta 3.000€ por trabajador.
Preguntas más frecuentes sobre el Registro Digital de la jornada laboral
Sí, todas las empresas, independientemente de su tamaño, deben implementar un sistema de registro de jornada digital a partir del 1 de enero de 2026.
La información obligatoria que debe incluir el registro horario digital es: Las horas de entrada y salida, los descansos y las pausas y la firma digital o validación del trabajador.
Las horas extras deben estar perfecta y claramente registradas en el sistema. Además, debe reflejarse si son voluntarias y cómo serán recompensadas.
Los teletrabajadores también deben registrar su jornada a través de herramientas digitales accesibles desde cualquier ubicación.
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