El registro de jornada es obligatorio para todas las empresas desde mayo de 2019, sin excepción por tamaño ni por sector. Debe recoger la hora concreta de inicio y de fin de cada trabajador, día a día, y conservarse cuatro años a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. No llevarlo es una infracción grave, sancionable de 751 € a 7.500 €. Está pendiente de aprobación un real decreto que obligará a que el registro sea digital, no manipulable y accesible en remoto.
Cuando llega una inspección de trabajo, lo primero que se pide es el registro horario. Y lo segundo, las nóminas, para cruzarlas. Si el registro no existe o está hecho con una plantilla de Excel rellenada a posteriori, la conversación empieza mal.
¿Es obligatorio el registro de jornada en todas las empresas?
Sí. Desde el 12 de mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas a registrar diariamente la jornada de su plantilla. No hay excepciones por número de trabajadores, sector ni tipo de contrato.
Alcanza a:
- Trabajadores a tiempo completo y a tiempo parcial.
- Personal con horario flexible o jornada irregular.
- Quienes teletrabajan, total o parcialmente.
- Trabajadores fijos discontinuos durante sus periodos de actividad.
Quedan fuera los autónomos sin trabajadores, los socios trabajadores de cooperativas en determinados regímenes y el personal de alta dirección, que tiene una relación laboral especial.
¿Qué datos debe recoger el registro?
El mínimo legal es más corto de lo que la gente cree, pero muy concreto:
- Hora de inicio y hora de finalización de la jornada de cada trabajador.
- Cada día efectivamente trabajado, con identificación del trabajador.
Lo que la ley no exige, pero es muy recomendable incorporar:
- Las pausas que no computan como tiempo de trabajo, si el convenio las contempla.
- La distinción entre horas ordinarias y horas extraordinarias.
- El registro específico de horas complementarias en los contratos a tiempo parcial, que sí tiene su propia obligación reforzada.
No basta con registrar el número total de horas del día: hay que registrar la hora concreta de entrada y de salida. Un registro que solo diga «8 horas» no cumple.
¿Tiene que ser digital el registro de jornada?
Hoy la ley no impone un sistema concreto: vale el papel, la hoja de cálculo o una aplicación, siempre que el registro sea fiable, objetivo y no manipulable. En la práctica, el papel y el Excel se sostienen mal ante una inspección, porque son fáciles de rellenar después.
Y esto está a punto de cambiar. Hay un real decreto pendiente de aprobación que obligará a que el registro sea:
- Digital, personal y no manipulable.
- Accesible en remoto para el trabajador, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
- Trazable: cualquier modificación deberá dejar constancia de quién la hizo, cuándo y por qué.
El texto ha sufrido retrasos tras el dictamen desfavorable del Consejo de Estado y sigue en revisión, así que las fechas no son firmes. Pero la dirección está clara, y a las empresas que aún registran en papel les conviene ir migrando sin esperar a la fecha.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro?
Cuatro años, y durante todo ese periodo debe estar a disposición de:
- Los trabajadores, que pueden consultar su propio registro.
- Los representantes legales de la plantilla.
- La Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
«A disposición» significa que hay que poder aportarlo en el momento en que se solicite, no que baste con tenerlo archivado en algún sitio. Una inspección que se presenta en el centro de trabajo espera ver el registro allí mismo.
¿Qué sanciones hay por no llevar el registro de jornada?
No llevar el registro, llevarlo incompleto o falsearlo es una infracción grave en materia de relaciones laborales, con multa de 751 € a 7.500 € según el grado.
Dos advertencias que suelen pillar por sorpresa:
- La sanción por el registro no es la única: si del cruce con las nóminas aparecen horas trabajadas y no pagadas, se abre además el expediente por las diferencias salariales y las cuotas de Seguridad Social no ingresadas, con sus recargos.
- El borrador del nuevo real decreto plantea calcular las sanciones por cada trabajador afectado en lugar de por empresa. Para una plantilla mediana, eso multiplica el impacto económico.
Además, la ausencia de registro juega en contra de la empresa en los juicios por reclamación de horas extra: sin registro, la versión del trabajador gana peso probatorio.
Cómo implantar el registro de jornada en tu empresa
- Elige el sistema: aplicación de fichaje, terminal en el centro de trabajo o solución mixta para quien teletrabaja.
- Consulta con la representación legal de los trabajadores antes de implantarlo, o comunícalo formalmente si no la hay.
- Redacta y comunica el protocolo: qué se ficha, cómo se corrigen errores y quién autoriza las modificaciones.
- Forma a la plantilla y deja constancia de esa formación.
- Revisa el registro mensualmente junto con las nóminas, para detectar desviaciones antes de que se acumulen.
- Conserva los datos cuatro años en un soporte del que puedas extraerlos con facilidad.
El paso 5 es el que evita los sustos: cuadrar registro y nómina cada mes convierte un problema potencial de años en un ajuste de días.
Preguntas frecuentes sobre el registro de jornada
¿Hay que registrar la jornada de los trabajadores que teletrabajan?
Sí, exactamente igual que la de quienes trabajan presencialmente. La ley del trabajo a distancia refuerza esta obligación y exige que el sistema refleje fielmente el tiempo de trabajo, incluidos el inicio y el final de la jornada, sin que el trabajador tenga que estar conectado permanentemente a una herramienta de control.
¿El registro de jornada sirve como prueba de las horas extra?
Sí, y es su consecuencia práctica más importante. El registro es la prueba principal para acreditar las horas realizadas por encima de la jornada pactada. Si la empresa no lo lleva, los tribunales tienden a dar credibilidad a la estimación del trabajador, porque la falta de registro es un incumplimiento imputable a la empresa.
¿Puede la empresa obligar a fichar con huella dactilar o reconocimiento facial?
Es posible, pero está sujeto a la normativa de protección de datos y exige una evaluación de impacto previa, además de justificar que no existe una alternativa menos intrusiva. La Agencia Española de Protección de Datos ha sido restrictiva con los sistemas biométricos para control horario, así que en la mayoría de empresas conviene optar por otras soluciones.
¿Qué pasa si un trabajador se olvida de fichar?
El registro debe permitir corregir la incidencia, dejando constancia de quién hace la corrección y por qué. Lo que no puede hacerse es reconstruir el mes entero a posteriori: un registro rellenado en bloque al final del periodo no cumple el requisito de fiabilidad y la Inspección lo detecta con facilidad.
¿Los autónomos tienen que llevar registro de jornada?
No, si trabajan solos. La obligación recae sobre las empresas respecto de sus trabajadores por cuenta ajena. Ahora bien, un autónomo con empleados a su cargo está obligado exactamente igual que cualquier sociedad, sin ninguna excepción por tamaño.
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Este contenido es orientativo y no sustituye un asesoramiento laboral personalizado.
