Las sanciones de Inspección de Trabajo impactan negativamente las finanzas y el flujo laboral de cualquier empresa. Estas penalizaciones pueden ocurrir por diferentes razones, relacionadas con múltiples áreas operativas. Por lo tanto, es fundamental mantenerse al tanto de la normativa y los cambios que esta presenta cada cierto tiempo. Hoy hablaremos sobre todos los errores y problemas que pueden acarrear una sanción de Inspección de Trabajo para tu empresa.
¿Qué implica una sanción de Inspección de Trabajo?
Este procedimiento se encarga de garantizar que todas las empresas cumplan con los reglamentos y normativas relacionados con las condiciones de trabajo. No obstante, las sanciones de Inspección de Trabajo implican un impacto financiero que perjudica el estado financiero de la empresa.
Al ser aleatorias y sin previo aviso, por lo que, el incumplir las normas laborales puede hacer que las empresas queden expuestas a multas y daños a la reputación dentro de su sector.
Errores frecuentes en la gestión de la jornada laboral
Falta de registro horario digitalizado
Desde los cambios realizados en la legislación del 2019 y las novedades que se han implantado para el 2025, las empresas que no lleven un registro horario están sujetas a una sanción de Inspección de Trabajo. Dichos horarios deben estar en formato digital, registrando las horas de entrada y salida de los trabajadores.
Los horarios digitalizados tienen que llevar las horas extras cumplidas y deben ser conservados por un período mínimo de 4 años. Adicionalmente, los empleados tienen derecho a acceder a los registros para cuando lo necesiten.
Incumplimiento en la remuneración o compensación de horas extra
Las sanciones de Inspección de Trabajo más comunes vienen debido a estos errores cometidos de forma voluntaria o involuntaria. En concreto, porque las leyes españolas especifican todo trabajo realizado fuera del horario estipulado, califica como horas extra. Por consiguiente, estas deben ser remuneradas con una compensación salarial o de otra manera.
En caso de que no reciban el pago por las horas extra, los empleados están en derecho de presentar una denuncia.
Deficiencias en la aplicación del derecho a la desconexión
Este es otro factor común que puede generar una sanción de Inspección de Trabajo, puesto que se trata de un derecho esencial para todos los empleados. Además, es necesario tener en cuenta que las violaciones al derecho a la desconexión acarrean riesgos para la salud de los trabajadores.
Las deficiencias en la aplicación de esta regulación pueden ocasionar trastornos de sueño, síndrome de burnout o acumulación de estrés. Por dichos motivos, son una de las causas principales de las sanciones de Inspección de Trabajo.
Errores en la confección y gestión de contratos laborales
Contratos mal redactados o sin documentación adecuada
Todos los trabajadores que formen parte de la empresa en cualquier función, deben contar con un contrato en regla. Si estos se encuentran mal redactados o sin la documentación requerida, la compañía en cuestión queda expuesta a una sanción de Inspección de Trabajo. Particularmente, porque deja expuestos a los trabajadores a violaciones en las condiciones laborales.
Por otro lado, la falta de documentación es un indicativo común de empresas que utilizan trabajadores ilegales para reducir costes.
Altas y bajas erróneas en el Sistema RED
Es indispensable mantener un registro preciso en el sistema RED para prevenir las sanciones de Inspección de Trabajo. En especial, porque en este se guardan las altas y bajas, así como las variaciones en los datos de los empleados. Por consiguiente, la TGSS lo necesita para el intercambio de información preciso con las empresas.
Falta de actualización de la normativa en los contratos
Para evitar sorpresas durante las evaluaciones, hay que estar atento a los cambios realizados en las normativas de trabajo. Sobre todo, porque al no actualizar la normativa en los contratos de los empleados, las empresas pueden sufrir una sanción de Inspección de Trabajo.
Actualizar la normativa de los contratos es un proceso rápido, el cual solo requiere mantenerse al tanto de los cambios en la legislación laboral. De esta manera, te será posible cumplir con los derechos de tus empleados mientras evitas las multas potenciales.
Fallos en la gestión de despidos y expedientes disciplinarios
Procedimientos de despido mal fundamentados
Todos los despidos de empleados deben ser fundamentados y ejecutados bajo los trámites correspondientes. En caso que estos no se argumenten, la empresa puede ser sujeta a las sanciones de Inspección de Trabajo.
Por lo tanto, tiene que haber una causa legal para el despido, relacionada al código de conducta u otras transgresiones legales en el entorno laboral.
La empresa tiene que documentar todas las sanciones disciplinarias de sus empleados en el correspondiente expediente. Este es un factor indispensable para prevenir la sanción de Inspección de Trabajo y tener un respaldo en caso de despidos.
Expedientes disciplinarios sin respaldo documental
Estos expedientes deben ser transparentes y accesibles para los trabajadores, en la situación que tengan que defenderse. En adición a ello, tiene que incluir el motivo de la sanción con todas las diligencias informativas recopiladas.
¿Qué resoluciones y sanciones puede acarrear una inspección de trabajo?
Si la empresa es sujeta a una sanción de Inspección de Trabajo después de una evaluación, hay varias multas aplicables. Estas se dividen en diferentes categorías, con base en la gravedad de las infracciones cometidas.
- Sanciones leves: 70 € a 750 €
- Sanciones graves: 751 € a 7.500 €
- Sanciones muy graves: 7.501 € a 225.018 €
Por otro lado, hay que mencionar que existe la opción de solicitar una reducción en las sanciones de Inspección de Trabajo. Dichas deducciones son acumulables en caso de reconocer la infracción o pagarlas de manera anticipada, con una rebaja del 20% en cada caso.
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